結論： 栃木県でRPAを検討する中小企業は、まず1つの転記業務を選び、通常処理と例外処理を分けて試す方法が適しています。
理由： 県庁の2024年の表彰では、公用車管理簿の自動作成という具体的な業務へのRPA活用が最優秀賞になっています。
実行： 入力元、転記先、例外の条件、結果を確認する担当者を紙に書き出します。
注意： 県庁の受賞情報は自社での削減時間を保証しません。確認と保守の負担も含めて判断します。
対象読者：管理簿や受注台帳への転記を減らしたい栃木県内の中小企業の経営者と事務担当者
今日やること：繰り返している転記作業を1つ選び、通常どおり処理できない入力を集める
管理簿への入力を自動化したいのに、月末だけ様式が変わる。
空欄があれば担当者へ聞き、数字が合わなければ元の記録を探す。
こうした作業では、転記そのものより確認に時間がかかっている場合もあります。
栃木県庁では、公用車管理簿の自動作成にRPAを活用した取り組みが表彰されています。
ただし、受賞した仕組みをそのまま中小企業へ移せるわけではありません。
自社で先に確かめるのは、毎回同じ手順で動かせる部分と、事情を知る人が判断する部分の境目です。
結論：最初の対象は手順が決まった転記業務
県公式の「栃木県庁スマートワーク・アワード」によると、2024年の最優秀賞は「RPAを活用した公用車管理簿の自動作成」です。
同年の波及効果賞には「公用車管理簿のペーパーレス化」が挙がっています。
紙をなくす取り組みと、その後の帳簿作成を自動化する取り組みは、別々の名称で紹介されています。
この受賞一覧から確認できる範囲は限定的です。
使用製品、処理の詳しい構成、削減時間は掲載されていません。
「県庁で成果が出たので、自社でも同じ割合で時間が減る」と見込む根拠にはできません。
| 県の公開情報で確認できること | 自社で別に確かめること |
|---|---|
| 2024年の最優秀賞は公用車管理簿のRPAによる自動作成 | どの入力元から、どの台帳へ転記するか |
| 同年の波及効果賞は公用車管理簿のペーパーレス化 | 紙をなくすだけで解消する手間はないか |
| 表彰は働き方改革に寄与した取り組みを対象としている | 確認や修正を含む担当者の負担が減るか |
出典：栃木県／栃木県庁スマートワーク・アワード（2026年9月16日確認）
編集部は、最初の対象を「同じ項目を別の表へ移す」ところまで絞ることを提案します。
帳簿全体を任せると、入力、確認、承認の問題が混ざり、どこで手間が増えたのか追いにくいためです。
明日からできること：台帳を作る作業の中から、転記だけを切り出し、入力元と転記先を並べます。
RPAと生成AIが受け持つ仕事の違い
Excelを開いて必要な列を読み、別の画面へ順に入力する。
このような決められた操作をソフトウェアで繰り返す仕組みが、RPA（Robotic Process Automation）です。
人の代わりに業務の妥当性を判断するというより、設定した手順を実行する技術として捉えると、任せる範囲を決めやすくなります。
Microsoftの公式資料では、Power Automateのデスクトップフローについて、ルールに基づく作業を自動化する機能と説明しています。
ExcelやWeb画面の操作、ファイルの整理などが例として挙がっています。
これは製品の機能説明であり、栃木県庁がこの製品を使ったと確認できたわけではありません。
一方、生成AIは文章の下書きや要約などに使われます。
決まった受注番号を別の台帳へ写す仕事に、文章を生成する機能が必要とは限りません。
逆に、自由記述の依頼から必要事項を読み取る工程まで含めるなら、読み違いを確認する作業が加わります。
| 仕事の性質 | 検討する方法 | 人が確かめること |
|---|---|---|
| 決まった列の転記、定型画面への入力 | RPAや既存ソフトの取込機能 | 転記件数、項目の対応、重複 |
| 文面の下書きや自由記述の整理 | 生成AIの利用を個別に検討 | 原文との一致、事実の誤り |
| 値引きの承認や取引条件の変更 | 判断権限を持つ担当者が対応 | 社内規程、合意済みの条件 |
既存ソフトでCSVを読み込めるなら、その機能を先に試す選択肢もあります。
画面を順番に操作する仕組みを作らずに済めば、画面変更に合わせて直す対象を減らせるからです。
「RPAを買うこと」を前提にせず、同じデータを移すための方法を比べます。
出典：Microsoft Learn／デスクトップフローの概要
明日からできること：利用中の販売管理ソフトに、CSV出力と取込の機能があるか確認します。
入力がそろわないときの止め方
正常なデータで一度動いても、実務で使えるかはまだ分かりません。
受注番号が空欄、同じ番号が再送された、保存先にファイルがない。
こうした条件を用意して試すと、担当者が普段どこを補っているかが見えてきます。
以下は県庁の実装内容ではなく、受注台帳を例にした編集部の設計案です。
実在する企業の運用や成果を示すものではありません。
- 通常処理：必須項目がそろい、未登録であることを確認して台帳へ追加する。
- 保留処理：空欄や不一致があれば、そのデータを保留一覧へ分け、担当者に知らせる。
- 再開処理：担当者が修正後、登録済みかを再確認してから処理を再開する。
台帳へ追加した直後に通信が途切れた場合、最初からやり直すと二重登録になるおそれがあります。
再実行する前に、受注番号など業務上の識別子で登録状態を確認する設計が必要です。
番号が重複し得る業務では、番号だけで同一の注文と判定せず、識別方法から見直します。
Microsoftの公式資料では、デスクトップフローは既定でエラー時に停止し、再試行や別の処理を設定できると説明しています。
設定できることと、どの業務でも繰り返してよいことは別です。
登録や送信などの操作では、処理が途中まで成立した可能性を確認してから再開します。
自動化用のアカウントにも注意が要ります。
台帳を作るために不要な削除権限や支払権限を与えず、認証情報を共有の手順書へ書かない運用にします。
操作の記録が残るようにし、誰が停止と再開を判断するかも決めておきます。
出典：Microsoft Learn／デスクトップフローでエラーを処理する
明日からできること：空欄と重複を含むテスト用データを用意し、登録せず保留にできるか確認します。
確認と保守を含めた効果の測り方
操作が速くなっても、毎回の結果確認に同じだけ時間がかかれば、担当者の負担は減りません。
実行時間だけでなく、入力の準備、出力の照合、例外の修正に使った時間を同じ期間で記録します。
試行時には、手作業の結果と自動処理の結果を突き合わせます。
ただし、本番の台帳へ両方を登録して比較すると重複を作ってしまいます。
コピーした検証用の台帳を使い、同じ入力から件数と各項目が一致するかを確認する方法が取れます。
比較表には、次の項目を残します。
| 記録項目 | 見る理由 |
|---|---|
| 対象件数と通常処理できた件数 | 件数の違いを時間短縮と取り違えないため |
| 準備、確認、修正に使った人の時間 | 自動実行の外側に残った負担を見るため |
| 保留になった条件と対応内容 | 入力側を整える余地を探すため |
| 設定変更と保守に使った時間や費用 | 継続して使う負担を見積もるため |
日々の確認では負担が小さくても、月末だけ別の帳票を作るなら、その処理も試行に含めます。
必要な検証期間は業務の周期で変わります。
短期間の成功だけで無人運転に切り替えず、担当者が異常を見つけて戻せる状態で範囲を広げます。
費用はライセンスだけで比較しません。
初期設定、実行用の環境、保守、担当者が修正する時間を分けて見積もります。
利用条件や機能は製品と契約によって異なるため、特定の料金や「無料で全自動にできる」といった前提は置かないほうが安全です。
明日からできること：自動化前の作業について、転記時間と確認時間を分けて記録します。
栃木県内で相談するときの準備
対象業務を選べない場合は、製品の比較より先に業務改善の相談を利用できます。
栃木県が設置するとちぎビジネスAIセンターは、個別相談やベンダーとのマッチングを支援メニューに掲げています。
相談申込ページにも、デジタルで業務を改善したいが着手点が分からない場合や、導入済みのツールが定着しない場合が例示されています。
ただし、個別のRPA製品の設定代行や、どの相談も無料であることまで確認したわけではありません。
扱える内容と費用は申込時に確認します。
県の受賞事例を参考にすることと、その仕組みの提供を受けられることも区別が必要です。
栃木県内でRPAの相談をするなら、宇都宮の拠点への来訪だけでなく、Web会議などの希望も選べます。
公式フォームにある相談手段は、来訪、センタースタッフによる訪問、Web会議、電話です。
希望どおりの日程になるとは限らないため、予約確定前に訪問予定を固定しないようにします。
相談メモには、次の内容があれば着手点を説明しやすくなります。
- 入力元と転記先の見本。顧客名などを伏せたものを用意する。
- 作業の頻度と、通常の手順で進まなかった条件。
- 利用中のソフトと、誰が結果を確認しているか。
- 減らしたい手間と、自動化せず残したい判断。
受注台帳なら、見本を持参する前に社外提供の可否を確認します。
実際の顧客情報を渡さなくても、架空の受注番号に置き換えた様式で、項目の並びや例外条件は説明できます。
公的窓口の役割の違いは、栃木でAI導入を相談できる公的窓口まとめに整理しています。
生成AIも併用する場合は、入力と確認の社内ルールも確認できます。
明日からできること：顧客情報を伏せた台帳の見本に、判断が必要な箇所を書き込みます。
よくある質問
Q. 栃木県庁と同じRPA製品を選べばよいですか？
参照した県の受賞一覧には、使用製品が書かれていません。
製品を推測して選ばず、自社の入力元、転記先、例外処理に対応できるかを確認します。
既存ソフトの取込機能だけで対応できる場合もあります。
Q. RPAを使うには生成AIも必要ですか？
必須ではありません。
決められた列の転記や定型画面の操作は、ルールに基づく自動化で扱えます。
自由記述の解釈に生成AIを組み合わせる場合は、原文との照合や入力情報の管理が別に必要です。
Q. エラーが出たら自動で再実行してよいですか？
処理内容によります。
台帳への登録やメール送信が途中まで完了していると、再実行で重複する場合があります。
どこまで成立したかを確認し、登録済みのデータを再び処理しない方法を用意します。
最初の試行で残す記録
- 転記元と転記先、項目の対応。
- 自動処理を止める条件と、その後の確認担当者。
- 件数、確認時間、修正時間、保守の負担。
県庁の公用車管理簿の事例を、自社の台帳づくりへ引き寄せる出発点はここです。
毎月の様式変更や空欄への確認に手間がかかっているなら、まずその条件を記録します。
転記を自動化するか、入力の様式をそろえるかは、その記録を見て決められます。
株式会社Nexaが運営するAI導入ナビ 栃木では、業務整理とAI活用の相談を受け付けています。
自動化の対象と、人が判断する範囲を整理したい場合は、相談フォームからお問い合わせください。
参考リンク
- 栃木県／栃木県庁スマートワーク・アワード
- Microsoft Learn／デスクトップフローの概要
- Microsoft Learn／デスクトップフローでエラーを処理する
- とちぎビジネスAIセンター
- とちぎビジネスAIセンター／相談申込ページ
※公開情報は2026年9月16日に確認しました。
県の受賞事例の紹介と、編集部が提案する中小企業向けの試行手順は区別しています。