結論： 栃木でkintoneを導入する際は、壬生町の3部門連携を参考に、業務を決める人と設定を担う人、継続を判断する人を定めます。
理由： 画面ができても、入力ルールや問い合わせ対応、検証に必要な人手までは自動で整わないためです。
実行： 最初に移す台帳を1つ選び、入力から確認までの担当と、旧台帳を止める条件を書き出します。
注意： 自治体の過去事例は自社の効果を保証せず、アプリ完成と業務改善の達成も別です。
対象読者：表計算での受注管理や社内申請を見直したい栃木県内の中小企業
今日やること：いま使っている台帳に、誰が何のために記入しているかを付記する
表計算の台帳をkintoneへ移せば、担当者に聞かずに進捗を確かめられる。
そう期待して画面を作っても、入力する人と確認する人の決め方が曖昧なら、電話での確認は残ります。
県内の先行事例で確かめたいのも、アプリの見た目だけではありません。
栃木県壬生町では、予算査定を起点に、情報システム、行政改革、財政の3部門が協力して利用を広げました。
一方、町の別の効果検証資料には、アプリの実装時期や人員事情によって目標に届かなかった業務も記されています。
この違いを、企業が台帳を移す際の準備に生かせます。
※公式ページの確認日は2026年9月23日です。
過去の実施事例と、編集部が提案する企業向けの進め方を分けて記載しています。
結論：最初の台帳と担当体制をセットで決める
kintoneは、業務ごとの入力画面とデータの保管先を作り、組織内で共有するクラウドサービスです。
その業務システム一つひとつをアプリと呼びます。
表計算ファイルの読み込みだけでなく、進捗の管理やコメント、閲覧権限の設定もできます。
ただし、「作れる人がいれば運用も任せられる」とは限りません。
取引先名をどう統一するか、誰が受注確定を判断するかは、画面の設定とは別の業務判断です。
作成担当者だけに委ねると、判断待ちの項目が残り、使い始められないことがあります。
壬生町の事例では、情報部門が操作を調べる一方、財政部門や行政改革部門も自ら活用を進めていました。
中小企業に同じ部署を設ける必要はありません。
次のように役割を分ける方法が考えられます。
表の役割分担は、公開事例を参考にした編集部案です。
| 役割 | 導入前に決めること | 受注台帳を移す場合の例 |
|---|---|---|
| 業務を判断する人 | 項目の意味と処理の順番 | 受注確定と仮受付を区別する |
| アプリを設定する人 | 入力欄と権限、変更方法 | 確定情報を編集できる人を設定する |
| 継続を判断する人 | 予算と試行結果、管理時間 | 二重入力が減ったかを確認する |
兼務する場合も、設定作業をしているのか、業務のルールを決めているのかを分けて記録します。
これにより、担当者が不在でも、どの判断を誰に確認すればよいかが残ります。
出典：サイボウズ／壬生町のkintone活用インタビュー、kintoneの基本機能
明日からできること：最初に移す台帳の名前と、上の3つの役割を担う人を同じメモに記載します。
壬生町の導入事例で確認できること
壬生町が最初からすべての業務を移したわけではありません。
2024年6月公開のサイボウズのインタビューによると、町は令和4年度に内部事務の業務量を調べ、実施方法や媒体を見直しました。
そのうえで、非効率さを感じていた予算査定業務を、ツール選定の対象としていました。
利用を広げる際には、予算査定を実際の業務で使い、職員がkintoneに触れる機会を作ったと説明しています。
実施計画の作成や職員提案、予算計画などにも活用を広げました。
単に操作説明を受ける機会と、日々の仕事で使わざるを得ない場面とでは、出てくる質問が違います。
もっとも、担当者は管理に慣れるまで一人では心細く、職員からの質問への回答にも時間がかかったと述べています。
画面作成が簡単に見えても、利用者の困りごとに応じる時間は必要です。
企業なら、入力できないときの連絡先と、項目を追加したいときの相談先を定めておく余地があります。
この事例は、2023年度の自治体向けキャンペーンを利用した過去の取り組みです。
当該キャンペーンは終了しており、現在の一般企業が同じ条件で使えるという案内ではありません。
町が語った今後の計画を、2026年時点で完了した成果として扱うことも避けます。
出典：サイボウズ／壬生町担当者へのインタビュー（2024年6月4日）
明日からできること：移行候補の業務を実際に担当する人に、画面操作以外で判断に迷う場面を聞き取ります。
表計算の台帳を移す前の確認事項
ファイルを読み込めることと、必要な情報を共有できることも別です。
kintoneにはExcelやCSVからアプリを作成する機能がありますが、元の台帳にある記入のばらつきは、移行だけでは整理されません。
先に、何を1件として扱うかを決めます。
例えば、受注一覧に「取引先ごとの1行」と「注文ごとの1行」が混在すると、同じ会社の追加注文をどこに登録するかが曖昧になります。
これは編集部が作成した架空の例です。
注文単位で管理するなら注文を識別する番号を定め、納品先や変更内容を、その注文と対応づけて確認できる形にします。
次に、見える範囲と編集できる範囲を分けます。
製品にはアクセス権の機能がありますが、設定するだけで自社に適した公開範囲になるわけではありません。
担当者が試用アカウントで、見積金額や個人情報が不要な人に表示されないかを確認する必要があります。
| 移行前の確認 | 試用時に確かめる内容 |
|---|---|
| 1件の単位 | 追加注文や分納があっても識別できるか |
| 必須項目 | 後の担当者が仕事を進める情報がそろうか |
| 編集権限 | 確定後の情報を誰が修正できるか |
| 旧台帳の扱い | どの時点から新しい台帳を正本にするか |
試行中に旧台帳を残す必要があっても、二重入力を期限なく続けると負担が増えます。
入力内容の照合が済むこと、修正担当が決まることなど、切り替えの条件を先に決めます。
確認が終わらなければ切り替えを延期する判断も含めた設計です。
出典：サイボウズ／基本機能（ファイルからの作成、アクセス権、変更履歴）
明日からできること：機密情報を除いた台帳のコピーで、通常の受注と変更がある受注をそれぞれ試します。
アプリ完成後の試行と費用の見方
画面が動いた段階で、本番への切り替えを決めてよいのでしょうか。
壬生町の令和6年度事業の効果検証シートは、アプリの完成と事業目標の達成を分けて読む必要を示しています。
同資料の18ページでは、介護認定調査用のアプリをkintoneで作成したものの、作成が遅れ、実装が令和7年3月中になったと記しています。
年度後半に調査員の退職や傷病による休職があり、調査可能件数が減ったことも、目標未達の要因に挙げています。
目標未達をkintoneだけの問題と読むことはできません。
実装時期と人員事情という、異なる要因が重なった評価だからです。
この資料は令和6年度の検証であり、町の現在の運用状況を示すものではありません。
企業向けには、操作テストの次に、実務の頻度や担当者の勤務状況も含めた試行を設ける、という示唆が得られます。
編集部案として、試行では入力時間だけでなく、差し戻し、確認の電話、管理者の修正時間も記録します。
月末処理に使う台帳なら、月末の締め作業を含めずに効果を判断すると、例外処理の手間が抜けます。
通常の入力が速くなっても、確認する側の作業が増えていれば、全体としての改善は未確認です。
出典：壬生町／第2期壬生町創生総合戦略効果検証シート（令和6年度事業）、18ページ
費用も、ライセンス料だけで判断しないようにします。
2026年9月23日確認の公式料金では、ライトコースは1ユーザー月額1,000円、スタンダードコースは同1,800円で、いずれも税抜です。
最小ユーザー数はいずれも10ユーザーです。
少人数で試す計画でも、契約条件と必要な機能を照合します。
外部サービス連携やプラグインなどの拡張機能は、公式料金表ではスタンダードコース以上の対象です。
追加サービスの料金や構築支援費、運用を担う社内の時間が、上記単価に含まれるという意味ではありません。
見積もりでは、必要な機能が標準で実現できるのか、別サービスが必要なのかを分けて確認します。
明日からできること：試行の終了条件に、確認時間と管理時間の記録、月末などの例外処理の確認を加えます。
AIを併用する際に人が確認する範囲
AIで入力項目の案を作れても、その項目が必要かどうかは業務側で確かめます。
kintoneの公式基本機能ページには、AIとの会話でアプリ名や項目を提案し、アプリを作成する機能が紹介されています。
利用できる機能や契約条件は、導入時点の公式案内で確認する必要があります。
編集部としては、最初の検討には、実際の顧客情報を含まない架空データを使う方法を勧めます。
例えば受注台帳の項目案を作る場合、架空の注文を入れ、数量の変更や取消しが発生したときに処理できるかを担当者が確かめます。
AIが提案した画面だけを見て、実際の業務に合うと判断することは避けます。
外部の生成AIを併用する場合は、kintone内のアクセス権とは別に、情報を外へ送る条件を確認します。
アプリ内で閲覧を制限していても、そこからコピーした情報の送信先まで同じ制限が及ぶとは限りません。
取引先名や金額を入力してよいかは、社内規程と利用サービスの条件に照らして判断します。
台帳の項目と処理順が決まっているなら、AIを使わずに標準機能で作成する方法もあります。
入力や照合を簡単にすることが目的であれば、生成AIの追加自体を導入の条件にする必要はありません。
明日からできること：AIを使う場合は、入力してよい情報と、提案内容を業務に照らして確認する担当者を決めます。
よくある質問
Q. 宇都宮など栃木県内の会社でも、壬生町の事例を参考にできますか？
対象業務を絞ることや役割分担は参考になります。
ただし、自治体と企業では承認手続き、扱う情報、契約条件が異なります。
町の画面をそのまま再現するより、自社の台帳で誰が入力し、誰が確認するかを先に整理します。
Q. kintoneに移せばExcelは使わなくてよくなりますか？
すべての表計算を移す必要はありません。
複数人が状況を共有する台帳と、担当者が一時的に分析する表では用途が違います。
正本をどちらに置くかを決め、試行で確認できた業務から切り替える方法が考えられます。
Q. 導入支援を依頼する前に何を用意すればよいですか？
機密情報を除いた台帳例、処理の順番、閲覧する人と編集する人の区分を用意します。
費用については、ライセンス、追加サービス、構築、運用支援を分けて確認すると、見積もりの対象が明確になります。
まとめ
- 壬生町の公開事例は、予算査定という対象業務と3部門の協力をセットで読む。
- 台帳移行では、1件の単位と権限、旧台帳の停止条件を決める。
- アプリ完成後は、実務での確認作業と管理時間を含めて試行する。
- 過去年度の目標未達と現在の運用、製品料金と導入総費用を混同しない。
最初の台帳を選んだら、その台帳を見て次の仕事を始める人にも確認してもらいます。
入力した側には十分な情報でも、確認する側には足りない項目があるかもしれません。
壬生町の3部門連携から企業が取り入れられるのは、こうした判断を作成担当者だけに抱えさせない進め方です。
AIやデジタル化の対象業務を整理したい場合は、AI導入ナビ 栃木の相談窓口でご相談いただけます。
公的機関への相談を検討する場合は、栃木県内のAI導入支援窓口も参照できます。