結論： 栃木の中小企業が生成AIを試す際は、入力範囲など5項目を決める社内ルール案から始められます。
理由： 同じ文章作成でも、公開資料と顧客情報では必要な確認が異なるためです。
実行： 公開済みの自社資料を使う業務を選び、利用サービスと出力の確認担当者を指定します。
注意： 5項目は編集部の提案であり、法令への適合を保証する基準ではありません。
対象読者：栃木県内の中小企業の経営者と業務管理者
今日やること：入力してよい資料と、判断に迷ったときの相談先を紙に書く
「文章の下書きに使うだけなら、社内の資料を貼り付けてもよいのか」。
生成AIの業務利用では、操作方法より先に、この判断が必要になります。
公開済みの商品案内と、取引先から受け取った仕様書は、同じ文章でも扱いが違います。
文章や画像などを新たに作る生成AIを使うときは、作業の目的だけでなく、入力する情報の性質も確かめます。
栃木県には、企業の導入相談を受けるとちぎビジネスAIセンターがあります。
ただし、相談窓口があることと、自社の資料を外部サービスへ渡してよいことは別です。
社内で決める範囲と、外部に確認する範囲を分けるところから始めます。
結論：入力範囲と確認担当者を先に決める
総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」第1.2版は、利用の形態に応じたリスクへの対応を示しています。
AIを開発する企業だけでなく、事業でサービスを使う企業も対象です。
一方、同ガイドラインは自主的な取組を促す非拘束的な指針であり、社内規程の文面を一律に指定するものではありません。
そこで、最初の試行では次の5項目を社内で決める方法を提案します。
国や県が指定した必須項目ではなく、日々の作業で判断を止めないための編集部案です。
| 決める項目 | 社内に残す内容 | 決めないと起こる迷い |
|---|---|---|
| 入力範囲 | 使用できる資料と、入力を保留する資料 | この仕様書を貼り付けてよいか |
| 利用サービス | サービス名、契約プラン、会社が管理するアカウント | 個人契約の有料版でもよいか |
| 出力の確認 | 照合する原本と、確認を担当する役割 | 誰が正しいと判断するのか |
| 誤入力時の連絡 | 社内の連絡先と、利用を止める判断者 | 間違えて貼ったら誰に知らせるか |
| 見直し | 見直す日と、変更を承認する責任者 | 古い条件のまま使っていないか |
出典：総務省、経済産業省「AI事業者ガイドライン」第1.2版（2026年3月31日、本編「はじめに」を参照）。
表の構成と具体例は編集部による提案です。
規程の冒頭に「適切に利用する」と書くだけでは、仕様書を前にした担当者は判断できません。
たとえば「会社が公開した商品案内の言い換えは試行可、未公開の仕様書は事前確認」と書けば、当面の作業範囲が分かります。
許可の対象を資料名まで具体化すると、同じ判断を繰り返し尋ねる負担も減らせます。
明日からできること：試したい業務を一つ選び、使う資料名と確認担当者を書き出します。
入力前に分ける公開情報と非公開情報
「社名を消せば使える」という判断には注意が必要です。
取引条件や未公開の製造仕様は、社名を消しても外部へ渡せるとは限りません。
個人情報についても、名前を削除したことだけを理由に安全と判断せず、残る情報の組合せと利用条件を確認します。
最初の試行では、入力候補を次のように分ける方法があります。
これも法的な分類そのものではなく、社内で確認を進めるための区分です。
- 試行候補：自社が公開済みで、利用する権利も確認できる商品案内など。
- 入力保留：取引先の仕様書、未公開の見積条件、顧客の連絡先、従業員の情報など。
- 当面の試行対象外：品質の合否や採用の最終判断など、誤りが人や取引に大きく影響する用途。
公開情報にも著作権や利用条件があります。
試行候補にした資料も、どのサービスへ入力するかを確認したうえで使います。
非公開情報を使わないと成立しない業務は、資料を貼る前に、会社の責任者と契約条件を検討する必要があります。
個人情報保護委員会の2023年の注意喚起は、入力情報が提供者の学習に使われる場合の取扱いを説明しています。
その条件で個人データを入力すると提供に当たり、第三者提供には原則として本人の事前同意が必要になるとしています。
利用規約の確認に加え、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱うことも案内しています。
出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起」。
これは2023年公表の資料です。
個別の取扱いは、現行法令や契約に照らして法務担当者などに確認します。
サービスを選ぶ際は、学習への利用と、入力情報の保存を分けて確認します。
「学習に使われない」ことから「保存もされない」とは判断できません。
保存期間、管理者が閲覧できる範囲、連携先に渡る情報は、それぞれの契約や仕様で確かめる項目です。
有料か無料かという区分だけでは、これらの条件は分かりません。
とちぎビジネスAIセンターへ導入相談をする場合も、最初から顧客の資料そのものを提出する必要があると考えないことです。
「公開カタログを短くする仕事」「個人情報を含む問合せを整理する仕事」のように、業務と情報の種類を分けたメモを用意できます。
資料の共有が必要になった時点で、共有できる範囲と方法を確認します。
明日からできること：使いたい資料に「試行候補」「入力保留」の印を付け、保留資料は貼り付けずに相談します。
出力を確認する人と原本の組合せ
人が読めば、生成AIの誤りを見つけられるのでしょうか。
読みやすさだけを確認しても、数字や条件の誤りは残ります。
出力を承認する担当者には、比較できる原本と、その業務を判断する知識が必要です。
たとえば、県内の製造会社が、公開済みの商品案内を短い説明文に直す場面を考えます。
これは実在企業の事例ではなく、試行の例です。
担当者は説明文の読みやすさに加え、型番、寸法、使用条件を元の商品案内に照合します。
資料にない性能や用途が加わっていれば、自然な文章でもそのまま使いません。
社内ルールには「出力は確認する」ではなく、次のような対応関係を残します。
| 出力の用途 | 照合する原本 | 確認する役割の例 |
|---|---|---|
| 商品説明の下書き | 承認済みの商品案内 | 商品仕様を把握する担当者 |
| 店舗の営業案内 | 確定した営業日と料金表 | 店舗責任者 |
| 公的制度の社内共有 | 所管機関の公式ページと確認日 | 制度を調べた担当者 |
表は編集部による運用例です。
担当者が原本を入手できない場合は、確認済みとして承認するのではなく、確認できる人に戻します。
小規模企業で作成者と確認者が同じになる場合も、原本と突き合わせる工程は残します。
下書きの試行中は、自動送信や自動公開を切り離す方法を勧めます。
文章を作る機能と、外部へ送る機能を同時に許可すると、確認前の出力が相手に届く可能性があるためです。
まずは下書きの作成までを対象にし、送信を許可するかは別に判断します。
明日からできること：試行する業務の「原本」「確認する役割」「社外に出す操作」を一組で記録します。
とちぎビジネスAIセンターへ持ち込む相談メモ
利用する資料と確認担当者を決めても、サービスの選定や社内への広げ方が残ります。
その段階では、栃木県が設置したとちぎビジネスAIセンターの導入相談が選択肢になります。
公式サイトでは、個別相談、体験、人材育成、ベンダーとのマッチング、伴走支援を案内しています。
| 項目 | 公式サイトで確認できる内容 |
|---|---|
| 所在地 | 宇都宮市ゆいの杜1-5-40、とちぎ産業創造プラザ内 |
| 電話 | 028-680-5762 |
| 開所時間 | 9:00〜17:00。平日12:00〜13:00、土日祝日と年末年始を除く |
| 相談の範囲 | 県内企業のAIやIoTの導入と活用に関する相談 |
出典：とちぎビジネスAIセンター公式サイト（2026年9月14日確認）。
費用や具体的な対応範囲は、申込み前に窓口へ確認してください。
社内規程の法務審査や適法性の保証を受けられると確認したものではありません。
相談メモには、業務の種類、入力情報の区分、出力の使い道を記載します。
たとえば「自社公開資料だけで商品説明の下書きを試したい。確認者は決まっているが、契約プランの選び方が分からない」と整理できます。
非公開資料を添付しなくても、導入上の不明点を伝える出発点になります。
試行を始める前には、誤入力時の連絡先も周知します。
間違いに気付いた担当者は、追加の入力を止め、使ったサービスと日時、情報の種類を責任者に伝える運用にします。
画面上で削除できても、提供者側の保存まで消えたとは判断せず、責任者が必要な確認を行います。
法令上の報告や本人通知が必要かどうかは、個別に検討する事項です。
試行の記録では、文章を作る時間だけでなく、照合や修正にかかった手間も確認します。
確認負担が大きければ、対象をさらに狭めるか、定型文で対応する方法もあります。
誤入力や判断に迷った場面があれば、見直し日を待たずに該当するルールを修正します。
明日からできること：相談したい点をメモにまとめ、試行の承認者と誤入力時の連絡先を同じ場所に記載します。
よくある質問
Q. 小規模企業でも、厚い社内規程が必要ですか？
ページ数を増やすことが目的ではありません。
公開資料を使った限定的な試行なら、入力範囲と確認担当者などを短い文書にまとめる方法があります。
ただし、個人情報や機密情報を扱う場合は、その文書だけで判断を済ませず、法令や契約の確認を追加します。
Q. 有料の生成AIなら顧客情報を入力できますか？
料金だけでは判断できません。
契約プランごとの学習利用や保存条件に加え、個人情報の利用目的と提供の可否、取引先との契約を確認します。
確認が終わるまでは、顧客情報を入力しない試行に限定する方法があります。
Q. とちぎビジネスAIセンターは社内ルールを認定してくれますか？
公式サイトで確認できるのは、県内企業の導入相談や人材育成などの支援です。
社内ルールの認定や法務審査を行うとの記載は確認していません。
導入相談と法的判断を分け、必要に応じて法務担当者や専門家に相談します。
最初の試行に使う確認メモ
- 使う資料の名前と、入力を認める範囲を書く。
- 利用サービスと契約条件を確認した日を残す。
- 出力を照合する原本と担当者を決める。
- 誤入力時の連絡先とルールの見直し日を周知する。
冒頭の仕様書を入力してよいか迷ったら、その場では貼り付けず、資料名と迷った理由を確認メモに残します。
一方、入力条件を確認できた公開資料は、指定した担当者が出力を照合する形で試せます。
社内ルールには、止める条件と、試せる条件の両方が必要です。
栃木県内の業務に合わせて、試行対象の整理から相談したい場合は、AI導入ナビ 栃木の窓口でも受け付けています。