結論： 栃木の小売店の人手不足対策では、休暇の確認、勤務制度、店長の事務の3つを分け、従業員が使える方法を残したうえでAI活用を検討します。
理由： 栃木県よろず支援拠点が紹介するお米ひろばの事例は、年次有給休暇の確認にあえて手書きを採用しています。
実行： 休暇や勤務予定を確かめるまでに、誰が何を聞き直しているかを記録します。
注意： 公開事例は生成AIの導入成果ではありません。勤務制度の適法性や有給休暇の残日数を生成AIに決めさせない運用が必要です。
対象読者：栃木県内の小売店の経営者と店長、労務担当者
今日やること：従業員への案内と管理側の記録を分け、同じ内容を転記している箇所を探す
人が足りない売場で、休暇の確認まで店長に集中する。
その負担を減らそうとアプリを入れても、操作の説明や入力の代行が増えれば、接客に戻れる時間は増えません。
手書きの記録が残っていることと、事務が非効率であることは、分けて考える必要があります。
宇都宮市の株式会社お米ひろばについて、栃木県よろず支援拠点は、従業員が確認しやすい手書きの運用を紹介しています。
紙を残したまま、管理側の手間は減らせるのでしょうか。
同拠点の公開事例とAI利用ルールの解説を手がかりに、休暇確認と制度設計、文章作成の役割を分けます。
情報確認日：2026年9月29日。
事例の現在の運用や、人手不足がどの程度改善したかは確認できていません。
以下の作業整理とAIの試行案は編集部の提案であり、お米ひろばが実施した内容ではありません。
結論：休暇の確認方法と勤務制度、店長の事務を分ける
栃木県よろず支援拠点の雇用分野のページには、お米ひろばの年次有給休暇制度とフレックスタイム制度の整備が掲載されています。
同拠点は会社の働き方を聞き取り、社会保険労務士が助言したと説明しています。
注目したいのは、同じ会社でも対象者に応じて方法を変えた点です。
年次有給休暇については、PC操作に不慣れな高齢のパート労働者でも確認できるよう、あえて手書きにしたと記載されています。
一方、フレックスタイム制の導入先として挙げられているのは、各店の店長やマネージャーです。
| 分けて見る対象 | 公開事例に書かれていること | 自店で確かめること（編集部案） |
|---|---|---|
| 休暇を確認する方法 | PC操作に不慣れな従業員にも使える手書きの運用 | 本人が残日数や手続き先を確認できるか |
| 勤務制度 | 店長やマネージャーへのフレックスタイム制の導入 | 対象者の働き方と制度の要件が合うか |
| 管理側の事務 | 生成AIの利用や削減時間の記載はない | 案内文の作成、転記、聞き直しに何が発生しているか |
出典：栃木県よろず支援拠点／雇用分野の相談とお米ひろばの支援事例
この事例から「紙にすれば人手不足が解消する」とは言えません。
採用数や離職率、事務時間の比較数値は掲載されていないためです。
読み取れるのは、全員に同じ操作を求めず、確認する人に合わせて運用を選んだことです。
食品売場の在庫確認や需要予測を見直す場合は、県の食品小売実証に学ぶスーパーの人手不足対策が別の検討材料になります。
休暇の案内が滞る問題と、商品の在庫を探す問題では、記録すべき内容が異なります。
明日からできること：店長に来た確認を「休暇」「勤務制度」「事務手順」に分けて記録します。
手書きを残すときの確認先と更新担当
紙で確認できても、事務室の台帳と数字が違えば、店長への問い合わせは残ります。
改善の対象は紙そのものより、どの記録を最新として扱うか、誰が更新するかという運用です。
たとえば、管理担当者が保管する休暇台帳と、本人に渡す確認用の紙を併用する場面を考えます。
これは編集部が作った例です。
本人向けの紙に確認日がなければ、その後の取得分を反映した残日数なのか判断できません。
管理担当者が台帳を更新する時点と、本人へ知らせる方法をそろえる必要があります。
確認用の紙と法令に基づく管理記録は、目的が異なります。
手書きの案内を配っただけで、必要な労務管理を満たすとは限りません。
実際に使う帳簿や保存方法は、自社の労務担当者や社会保険労務士と確認します。
店内の確認方法を見直す際は、次の項目を順番に点検すると、聞き直しが生じる場所を探せます。
- 参照する記録：残日数を確かめる台帳を特定し、複数の表を別々に更新しない。
- 更新の担当：取得した事実を誰が記録し、本人への案内に反映するか決める。
- 本人への伝達：紙や画面を本人が読めるか、質問先が分かるか確かめる。
- 閲覧の範囲：本人への案内と、管理担当者が扱う情報を区別する。
先ほどの例なら、参照する記録は管理側の台帳です。
確認用の紙はその内容を本人へ伝えるものであり、独立した別の台帳にはしません。
他の従業員の休暇情報まで広く掲示する必要もありません。
また、紙の入力を後から一括してデジタル化する場合は、転記の手間が管理担当者へ移ります。
入力件数だけでなく、読み間違いの確認や本人への照会も含めて測ります。
従業員には使いやすくても、担当者の残業が増えるなら、記入項目や更新の頻度から見直す余地があります。
明日からできること：現在の案内に、いつ時点の情報かと質問先が分かる表示があるか確認します。
フレックスタイム制とシフト作成の違い
店長の勤務時間を柔軟にしたいからといって、AIでシフトを組めば制度が整うわけではありません。
勤務時間の決め方と、勤務表を作る作業は別です。
厚生労働省の手引きは、あらかじめ定めた総労働時間の範囲で、働く本人が日々の始業時刻や終業時刻、労働時間を決められる制度として、フレックスタイム制を説明しています。
導入には就業規則等への規定と、所定の事項を定めた労使協定が必要です。
会社側が勤務時間を割り当てるシフト表を作成しただけでは、同じ制度にはなりません。
出典：厚生労働省／フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き（2023年2月版、本文3〜5ページ）
お米ひろばの公開事例も、全従業員に同じ制度を導入したとは書いていません。
そのため、自店に当てはめる際には、店長が担う発注や管理事務と、売場に人が必要な時間を整理してから相談します。
他社の制度名だけを写すと、店舗の営業時間と本人が時間を選べる範囲が合わないおそれがあります。
AIによる勤務候補の作成を検討する場合も、契約条件や休憩、労働時間の確認を省くことはできません。
勤務表が埋まっていることと、法令や各人の条件を満たしていることは同じではないからです。
生成AIに法令の解釈や休暇残日数の計算を任せるより、制度の設計は専門家へ、日常の集計は確認可能な台帳や適切な勤怠システムへ分担する方法が考えられます。
栃木県よろず支援拠点は、雇用分野の相談例として、人手不足や社内規定の整備を挙げています。
相談前には、今の勤務時間の決め方と困っている場面を整理しておくと、自社の課題を説明しやすくなります。
明日からできること：勤務表を作る手間と、制度について判断できず止まる手間を別々に書き出します。
AIは従業員情報を使わない案内文から試す
店長の仕事には、数字の管理だけでなく、同じ手続きを繰り返し説明する作業もあります。
制度を変えずに試すなら、まずは確認済みの手順を読みやすい案内へ整える使い方が候補です。
栃木県よろず支援拠点が2026年9月28日に掲載した解説は、AI利用のルールとして、入力データの制限、出力の確認、簡潔な社内ガイドラインを挙げています。
法律や数値に関わる内容は人が確認し、AIは下書きを作る道具として扱う考え方です。
出典：栃木県よろず支援拠点／AI活用における利用ルールの作り方
以下は、この考え方を小売店の案内事務へ当てはめた編集部の試行案です。
初回は実際の従業員名や勤務表を使わず、架空の店舗用に作った手順で文章の出方を確かめます。
実務へ移す際には、会社が利用を認めたサービスと入力範囲を先に確認します。
次の架空の店舗手順を、短い案内文に整えてください。
新しい条件、期限、法律の説明は足さないでください。
資料にないことは「確認が必要」と別欄に書いてください。
手順：
勤務予定の変更を希望する場合は、責任者に連絡する。
責任者から調整結果の連絡を受ける。
連絡が届かない場合は、責任者に状況を確認する。
出力：案内文／資料だけでは分からない点
この例は勤務予定の変更連絡を説明するもので、年次有給休暇の取得条件を定めるものではありません。
AIが「前日までに申請」「連絡がなければ承認済み」などと付け足した場合、元資料にない条件として削除します。
自然な文章であっても、そのまま店内ルールとして配ることはできません。
試した後は、文章が出るまでの時間だけで判断しないようにします。
元の手順との照合、修正、従業員からの聞き直しまで含めて、店長の作業を記録します。
もともと案内が短く、ほとんど変わらない店なら、既存のひな形を使い続ける方が手間は少ないこともあります。
社内で入力範囲を決める際は、栃木の中小企業向け生成AIの社内ルールも参考になります。
従業員名を消しただけでは、その人を特定できる勤務内容や事情が残る場合があるため、情報の選別を先に行います。
明日からできること：個人情報のない架空の手順で下書きを作り、原文にない条件が増えていないか確かめます。
よくある質問
Q. 小売店の人手不足対策では、紙の休暇記録をなくすべきですか？
一律になくす必要はありません。
お米ひろばの公開事例は、PC操作に不慣れな従業員にも確認しやすい手書きを採用しています。
紙を残す場合も、参照する管理記録と更新担当を定め、確認用の紙と内容がずれない方法を検討します。
Q. 店長だけにフレックスタイム制を導入できますか？
厚生労働省の手引きは、対象となる労働者の範囲を労使協定で定める仕組みを示しています。
ただし、自店での導入可否は勤務実態や就業規則等の確認が必要です。
お米ひろばの事例をそのまま適用せず、社会保険労務士などへ相談します。
Q. AIに従業員の休暇残日数を管理させてもよいですか？
生成AIの回答を正しい残日数の根拠として扱う運用は避けます。
取得実績を確認できる台帳や適切な勤怠システムを使い、必要な確認は労務担当者が行います。
生成AIの試行は、従業員情報を使わない案内文の下書きなど、誤りを原文と照合できる作業から始める方法があります。
店長への聞き直しが生じる場所から見直す
- お米ひろばの公開事例は、休暇確認の手書き運用と、店長等への勤務制度を分けています。
- 本人向けの確認方法を残す場合も、管理記録の更新と伝達の担当は明確にします。
- 勤務制度の判断と、AIによる文章作成を混同しないようにします。
- AIの効果は、出力後の照合と修正、聞き直しまで含めて確かめます。
紙を残したままでも、同じ数字を別々に更新する作業や、毎回一から書く案内文は見直せます。
ただし、それで人数不足まで解決したとは判断できません。
まずは売場で店長が呼び止められる理由を記録し、説明の手間なのか、制度上の判断なのかを確かめるところから始まります。
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