結論： 栃木の商店街の人手不足対策として、県の3事例から会員台帳、回覧、催事準備の共同事務を見直せます。
理由： 担当者ごとの名簿や手元だけの進捗記録は、探す手間と確認の往復を生むためです。
実行： 次の催事を1つ選び、名簿の正本と進捗の置き場、最終確認者を決めます。
注意： 出典は令和5年度の事例集であり、生成AIの導入成果や現在の支援募集を示すものではありません。
対象読者：栃木県内の商店会役員、事務局、共同事業を担当する店舗
今日やること：前回の催事で使った参加店舗一覧が何種類あるか確認する
店を開けながら、商店街の催事も準備する。
案内文を早く書けても、参加する店や担当者が決まっていなければ、確認の電話は残ります。
生成AIで文章を作る前に、共同事務のどこで手が止まるのかを確かめる余地があります。
栃木県の事例集には、矢板の会員台帳、栃木市の回覧、西那須野の催事準備を見直した取組が載っています。
人を増やした成果ではなく、限られた担当者が情報を扱う方法の事例です。
各店の採用や後継者の問題とは分け、役員や事務局が繰り返す作業から改善対象を選びます。
結論：共同事務の重複を減らし、AIは確認済み情報に使う
商店街の人手不足には、店頭に立つ人の不足と、共同事業を進める時間の不足があります。
前者を名簿の整理だけで解消することはできません。
一方、催事の連絡や参加確認に時間がかかる場合は、県が公開した団体運営の事例が参考になります。
| 県の事例集に登場する団体 | 記載された課題 | 取り組んだ内容 |
|---|---|---|
| 矢板まちゼミ実行委員会、矢板市商工会商業部会 | 担当者や事業ごとに似た会員一覧が存在 | 会員一覧を一元管理し、基本情報と参加履歴を整理 |
| 栃木市商店会連合会 | 紙の回覧を各会員に回す負担 | 執行部から段階的に広げるデジタル化を検討 |
| 西那須野駅西口商店会 | 催事の進行状況を共通で確認できない | 作業をカードで管理し、進捗と過去の準備内容を共有 |
出典：栃木県／令和5年度地域商業団体デジタル化事例集（事例01、02、04）。
この資料は2024年3月31日発行です。
県は、抽出した課題とデジタル化計画を、一部の実践を含めて整理した資料と説明しています。
したがって、掲載された計画のすべてが現在も運用されている、あるいは県内で何人分の人手を補えた、とまでは読めません。
生成AIは、確定した情報を文章に整える補助から試すのが編集部の提案です。
参加可否や担当者が未定のまま文案を作らせると、もっともらしい案内に未確認の条件が紛れ込むおそれがあります。
元の台帳と判断する人が先に必要です。
明日からできること：参加確認、連絡、催事準備のうち、前回もっとも確認の往復が多かった作業を選びます。
矢板の会員台帳に学ぶ基本情報と参加履歴
参加店舗一覧を作るたびに前年のファイルを複製すると、どれが最新か分からなくなることがあります。
矢板まちゼミ実行委員会と矢板市商工会商業部会の事例では、商品券事業の作業を洗い出した結果、事業ごと、担当者ごとに似たリストがあることが分かりました。
探す手間だけでなく、同じ変更を複数の一覧に反映する手間も生じていました。
県の資料は、会員番号や企業名、所在地などの基本情報と、開催のたびに増える商品券事業の参加履歴を分けています。
店の住所が変わることと、今年の商品券事業に参加することは別の情報です。
ここを区別すると、住所を直すために過去の参加記録まで書き換える必要がなくなります。
出典：県事例集の会員管理簿の一元管理（3〜4ページ）。
自分たちの団体で試すなら、全ファイルを一度に統合するより、次の催事に必要な情報からそろえます。
以下は県の指定様式ではなく、編集部による管理項目の案です。
- 店舗の基本情報：店舗を識別する番号、店名、所在地、団体内の連絡先。
- 催事ごとの記録：参加の回答、回答日、確認した担当者。
- 確認待ちの記録：未回答、条件の相談中、情報の食い違い。
たとえば前年に参加した店舗でも、今年の回答がなければ「未回答」のままにします。
前年の実績から今年の参加を推測しないためです。
表計算の絞り込みで未回答だけを取り出せるなら、その作業に生成AIを加える必要はありません。
共有する範囲も分けます。
来街者に見せる参加店一覧に、団体内の連絡先や調整中の事情まで載せる必要はありません。
公開用の一覧を作る担当者が、掲載を承認された項目だけを取り出す運用にします。
明日からできること：参加店舗一覧の正本を決め、別の担当者が持つ一覧との差分を確認します。
栃木市の回覧に学ぶ段階的な切り替え
名簿が整っても、案内を受け取れない会員がいれば参加確認は止まります。
栃木市商店会連合会の事例では、資料掲載時、8つの商店会の90名の会員と紙の回覧板で情報をやり取りしていました。
デジタル化への不安もあり、全員へ一斉に導入する方法は採らず、段階的に広げる考え方が示されています。
資料に示された順序は、執行部の正副会長、各商店会の正副会長、会員全員です。
選定基準も、アプリを入れる必要があるか、出欠を確認できるか、予定を共有できるかに絞っています。
これらは当時の事例の条件であり、現在の会員数や導入完了の状況を示す数字ではありません。
出典：県事例集の回覧板のデジタル化（5〜6ページ）。
一斉配信を導入しても、全員への紙配布を同じ量で続ければ、担当者の作業が増える可能性があります。
編集部案としては、電子で受け取る会員と紙を必要とする会員を確認し、未達の確認方法を決めてから切り替えます。
電話や紙を残すこと自体は失敗ではありません。
誰にどの方法で届いたかを把握できず、同じ案内を何度も送る状態を避けます。
また、配信されたことと、参加の回答が届いたことは別です。
既読の表示があっても、出席の返事とは限りません。
締切までに回答がない相手を正本台帳で確認し、必要な相手にだけ連絡する形なら、名簿の改善と回覧の改善がつながります。
明日からできること：次回の案内について、電子で受け取る人と紙を必要とする人を確認します。
西那須野の催事準備に学ぶ進捗の置き場
案内を送れても、会場の手配や印刷物の準備がどこまで進んだか分からなければ、会議のたびに確認が必要です。
西那須野駅西口商店会の事例では、活発に議論している一方、催事準備の情報を共通で扱う場所がないことが課題でした。
各自のメモだけでは、ほかの人の進捗を追えません。
そこで使われたのが、作業をカードにして状態ごとに並べるカンバン管理です。
県の資料では「未着手」「進行中」「完了」で状況を共有する例を示しています。
導入前に関係者が使い心地を確認し、過去の催事のカードを再利用できる形にした点も記載されています。
出典：県事例集のカンバン管理ツール（9〜10ページ）。
編集部案では、カードを動かす条件も決めます。
たとえば「会場確保」は、問い合わせを送った時点では進行中、予約条件を確認して確保できた時点で完了とします。
「連絡した」と「決まった」を同じ状態にしないためです。
過去のカードは、必要な作業を思い出すために使えます。
ただし、前年の会場や日付、担当者を今年の確定事項としてコピーするわけにはいきません。
作業名は再利用し、変わる条件は未確認に戻します。
担当者が交代しても、その年に何を確かめたかが残る形です。
明日からできること：会場確保など1つの作業について、完了と判断する条件を担当者同士でそろえます。
生成AIで案内文を作る前の確認
台帳と進捗を整えた後なら、どの文章に生成AIを使えるでしょうか。
最初の候補は、公開が決まった催事の案内文です。
以下は編集部の試行案であり、県の事例に登場する団体のAI導入実績ではありません。
試行時は、公開済みの催事情報か架空の条件だけを使います。
会員名簿、個人の連絡先、店舗別の非公開売上を入力する必要はありません。
実務に広げる段階では、使うサービスのデータ保存や学習利用の条件と、団体内の情報取扱ルールを先に確認します。
依頼文は、たとえば次のようにします。
以下の確定事項だけで、商店街の催事案内の下書きを作ってください。
日時、会場、参加方法、問い合わせ先を分けて書いてください。
空欄や未定の項目は補わず「要確認」と残してください。
入力にない特典、参加店、雨天時の対応は追加しないでください。
この指定をしても、誤りを防げる保証はありません。
担当者が元の条件と下書きを照合し、日時、会場、参加方法、問い合わせ先を確かめます。
雨天時の扱いが未定なら、人が決めるまで案内を配信しません。
文案の完成は、開催条件の確定とは別です。
試した後は、文章を書いた時間だけでなく、入力準備、事実確認、修正にかかった時間を合わせて比べます。
毎回同じ案内なら、定型文の日時を直すだけのほうが早い場合もあります。
生成AIを使うことで確認の往復が増えるなら、入力項目を整理するか、定型文に戻す判断ができます。
県の公開ページには過年度の募集案内も残っていますが、掲載された2023年6月のセミナーは終了しています。
現在の相談先や支援の有無は、県経営支援課の案内で確認します。
AI導入の公的窓口は栃木県内の相談先にまとめています。
明日からできること：公開済みの案内を1件使い、定型文で直す場合と生成AIで下書きする場合の確認負担を比べます。
よくある質問
Q. 商店街の人手不足は生成AIだけで解消できますか？
店頭対応や催事当日の設営、役員間の合意形成まで生成AIが担うわけではありません。
試せるのは、確定情報を使った案内文の下書きなどです。
採用や後継者の確保と、共同事務の負担軽減は分けて検討します。
Q. 全会員が同じアプリを使わないと始められませんか？
県の栃木市商店会連合会の事例は、執行部から段階的に対象を広げる考え方です。
電子で受け取れない会員への連絡方法を残し、回答結果は共通の台帳に集める方法を検討できます。
全員の利用開始を待つ必要があるかは、選ぶ業務次第です。
Q. 県の事例集と同じ支援を今も申し込めますか？
参照したページは過年度の案内を含み、同じ支援の現在の受付状況は確認できていません。
2023年6月のセミナーは終了しています。
最新の事業は県経営支援課の掲載情報で確認してください。
次の催事で確認すること
- 前年の参加実績と、今年の回答を分けて管理する。
- 連絡を送った相手と、回答が届いた相手を区別する。
- 準備作業には担当者と完了条件を付ける。
- AIの下書きは元の条件と照合し、確認時間まで含めて評価する。
矢板の台帳、栃木市の回覧、西那須野の進捗共有は、共同事務の違う部分を扱っています。
次の催事で何を試すか迷うなら、前回の参加店舗一覧を開き、誰が確認した最新版なのかを確かめるところから始められます。
AI導入ナビ 栃木は、県内企業のツール選定、業務フローの設計、業務自動化の実装を支援しています。
AIを使うべき作業かどうかから相談できます。
参考リンク
情報確認日：2026年9月28日。